Bekijk via bijgaande thema’s precies welke functionaliteiten onze projectmanagementsoftware voor dienstverlenende bedrijven in het midden- en kleinbedrijf precies biedt. Staat de gewenste functionaliteit er niet bij? Neem dan contact met ons op.
Functionaliteiten
Projecten
Projecten overview - verschillende uitgebreide zoekmogelijkheden.
Projecten overview - verschillende uitgebreide sorteringsmogelijkheden (status, intern versus extern, etc.).
Projectkaartjes met globale projectinformatie.
Het kunnen aanmaken van projecten op basis van templates/sjablonen.
De mogelijkheid om onbeperkt projecttemplates op te zetten.
Kunnen opzetten van een projectbudget (kosten en opbrengsten voor uren, kosten en werk door derden).
Kunnen opzetten van een projectstructuur bestaande uit faseringen en subfaseringen.
Projecten aannemen voor fixed price of regie.
Projectfases aannemen voor fixed price of regie.
Gebruikmaken van voor gedefinieerde projectstructuren en deze projectspecifiek maken.
‘Nul-regels verwijderen’ om niet-gebruikte posten uit het budget te verwijderen.
Gebruik kunnen maken van het budgetteren op functies.
Binnen projecten onderscheid kunnen maken tussen fixed price en regie (bijv. meerwerkfases).
Het actief en inactief kunnen zetten van fasering (t.b.v. urenregistratie).
Grafisch en getalsmatig overzicht van voor- versus nacalculatie en marges.
Grafisch maken van verschil tussen de opdrachtsom en het meerwerk.
Het tussentijds kunnen aanpassen van de uitgangspunten indien gewenst (budget en aanneemsom).
Het budget is te exporteren naar Excel om bijvoorbeeld (deels) op te nemen in een offerte.
Projectendashboard: direct overzicht over voortgang (tijd en geld).
Projectcode (handmatig of automatisch genereren).
Projectnaam- en omschrijving kunnen opgeven.
Gebruik van verschillende projectstatussen (offerte, lopend, pauze, vervallen en afgerond).
Projecten voorzien van een looptijd.
Het kunnen categoriseren van projecten met eigen (sub)categorieën.
Het kunnen meegeven van kleurcodes aan een project voor vindbaarheid en visuele indeling.
Afwijkende betalingscondities en btw-scenario's kunnen opgeven per project.
Onderscheid kunnen maken tussen adresgegevens en project(locatie)gegevens.
Het kunnen koppelen van één of meerdere alternatieve opdrachtgevers ten behoeve van facturatie.
Het gebruik kunnen maken van deelprojecten.
Kunnen koppelen van projectdeelnemers (collega's) aan projecten.
Onderscheid kunnen maken tussen projectdeelnemer en projectleider.
Een projectdeelnemer op actief of inactief zetten.
Kunnen koppelen van externe contactpersonen aan een project met zijn/haar eigen rol.
Het toevoegen van mijlpalen aan het project, zoals termijnen, (declarabele) oplevermomenten en doelen.
De mijlpalen kunnen in de tijd worden uitgezet.
Het is mogelijk om op basis van de aanneemsom een termijnstaat aan te maken.
Oplevermomenten kunnen worden doorbelast. Bijv. het opleveren van tekeningen VO met een vast bedrag.
Binnen de mijlpalen inzichtelijk of deze reeds gefactureerd zijn of niet.
Termijnen en declarabele oplevermomenten worden klaargezet in de factuuradvieslijst.
Mijlpalen hebben hun eigen statussen.
Per project kan worden aangegeven of een termijnstaat-meerwerk overzicht aangemaakt moet worden
Projectvoortgang per project grafisch en cijfermatig.
Vanuit voortgang mogelijkheid om factuurvoorstel aan te maken.
Urenregistratie
De urenregistratie maakt gebruik van de projectstructuur zoals deze is opgezet bij het budget.
U wordt geholpen om zonder veel invoerwerk uw uren te registreren.
U kunt per dag en week meteen zien of de uren volledig zijn verantwoord.
U kunt via de snelinvoer uren boeken of zelf de uurregel aanmaken.
De uren kunnen worden voorzien van uw eigen commentaar en notities.
Er is onderscheid te maken tussen interne en externe notities.
Zelf bepalen of het werk bestond uit regie of niet-regie activiteiten .
De indirecte uren zoals verlof, ziekte en medisch bezoek kunnen ook verantwoord worden.
Het is mogelijk automatisch woon-werk verkeer te registreren zonder eigen actie.
Uurregels zijn te kopiëren binnen de week en naar een andere week.
De gehele weekinvoer is te kopiëren (gemakkelijk in het geval van detachering).
Projecten aangemerkt als favorieten staan bovenaan in de treeview.
Projecten waar het laatst op is geboekt stijgen in de treeview.
Verschillende zoekingangen om het project te vinden waar de uren op geschreven dienen te worden.
YVI uren-app is beschikbaar met dezelfde functies als via de pc.
Er kunnen onkosten geregistreerd worden bij de urenregistratie.
Binnen het urenkaartje is budget versus realisatie visueel gemaakt.
Uren kunnen, mits rechten, gevalideerd worden.
Validatie is inhoudelijk (juiste project, budgetpost, tarieven, etc.).
Naast inhoudelijke validatie een check op compleetheid, duidelijk grafisch weergegeven.
Diverse zoekingangen om uren per project, functie en collega te kunnen valideren.
De week kan uiteindelijk geblokkeerd worden voor mutaties (bijv. na een facturatieronde)
Blokkeren kan per week en per maand.
Binnen validatie kunnen geregistreerde uren ook direct worden aangepast.
Validatie van regie-uren is vereist om deze te kunnen factureren.
Gevalideerde regie-uren worden klaargezet in de factuuradvieslijst (uren).
Inkoopfacturen
Registreer inkoopfacturen.
Koppel deze inkoopkosten aan één of meerdere projecten, per project of specifiek op budgetregel.
De inkoopkosten kunnen als regie worden aangemerkt, en daarmee worden klaargezet voor facturatie.
De inkoopkosten (en opbrengsten) worden gerapporteerd in het projectoverzicht.
Tonen van factuurnummer bij gefactureerde inkoopregels.
Relaties
Gegevens
Contactmomenten
Contactpersonen
Omzet & inkoop
Rapportage
Diverse rapportages aanwezig, zoals:
Urenrapportage per periode per persoon.
Urenrapportage per periode per project.
Omzetrapportage: per klant, project, categorie.
Projectresultaat: per project, periode, projectleider en categorie.
Onkostenoverzicht: alle gemaakte onkosten per collega en periode.
Uren- en onkostenoverzicht: voor interne en externe rapportage.
Factuuroverzicht: per klant, project of periode.
Alle rapportages zijn tevens te exporteren naar Excel.
Finance
Realtime connectie met Ruby, Twinfield en vele anderen.
Realtime connectie Ruby Exact online.
Systeemtaken
Ruby is voorzien CATS, waarmee manuele repeterende handelingen kunnen worden weggenomen.
Er zijn naar eigen keuze diverse 'taken' actief te maken.
Check op urenregistratie versus rooster mogelijk, met automatische notificatie.
Notificatie naar projectdeelnemer en projectleider indien deze is toegevoegd aan een project.
Notificatie budgetsignalering naar projectleider op basis van % realisatie t.o.v. budget.
Notificatie vervallen mijlpalen per project (bijvoorbeeld termijnen en declarabele opleveringen).
Maandelijks overzicht verlof, adv-dagen en overuren per collega.
Notificatie van geboekte inkoopkosten per project.
Notificatie bij wijzigingen op mijlpalen (termijnen, oplevering en doelen).
Notificatie indien een nieuwe conceptfactuur is aangemaakt voor een project onder zijn/haar leiding.
Notificatie verjaardagen.
Notificatie verlopen proeftijd.
Notificatie jubileum.
Notificatie over projecten en mijlpalen die binnen x dagen opgeleverd moeten worden.
Nieuwe conceptfacturen sturen naar projectleider.
Notificaties wanneer een tijdelijk contract van een werknemer eindigt.
Stamgegevens
Klantenbestand.
Leveranciersbestand.
Relatiebestand.
(Contact)personen.
Taken.
Kostensoorten (kosten en werk door derden).
Project(sub)categorieën.
Btw-codes.
Landen.
Betalingscondities.
Hiërarchie bepalen voor het gebruiken van de verkooptarieven (budget, persoon, functie of taak).
Projecttypen (projecttemplates) te gebruiken als standaarduitgangspunten voor het aanmaken van een nieuw project.
Informatie over collega's inclusief foto.
Mogelijkheid om ook externen vast te leggen en te gebruiken binnen de applicatie.
Bij de stamgegevens van de collega's kan het jaarlijks verlof, de adv-dagen en overuren worden vastgelegd.
Iedere collega heeft zijn/haar eigen werkrooster (gebruikt binnen de urenregistratie/validatie).
Het administratienaam-veld is uitgebreid naar 50 characters.
Algemeen
Kolommen zelf indelen en eventueel weglaten.
YVI Ruby maakt gebruik van dashboard 'widgets'. Deze zijn zelf te plaatsen of toe te voegen.
Importfuncties voor overzetten klant- en leveranciersbestanden aanwezig.
Conversietool voor historische data op projecten (omzet, kosten en uren).
YVI Ruby beschikt over een rechtensysteem dat gebruikmaakt van rollen en profielen.
Het profiel bepaalt de set van beschikbare rechten.
Het logo en de bedrijfsgegevens, zijn op administratieniveau in te stellen.
Geef eenvoudig een BCC op ten behoeve van digitale facturatie.
Zeer korte implementatietijd inclusief praktische onboarding.
Facturatie
Factuurdashboard met overzicht van facturatie en nog te factureren.
Oplevermomenten en -termijnen factureren.
Door te belasten inkoopkosten te factureren, onkosten en gevalideerde regie uren factureren.
Gevalideerde regie uren en onkosten factureren.
De factuuradvieslijst is verder te filteren op status, datum, project en klant.
Eén of meerdere regels kunnen in dezelfde handeling doorgezet worden naar conceptfacturen
Het is mogelijk om facturen te groeperen per project en klant als verzamelfacturen gewenst zijn.
Conceptfacturen zijn in te zien (lay-out is te genereren).
Conceptfacturen kunnen nog worden aangepast.
Voor versturen van de digitale factuur is er een mogelijkheid om een bijlage toe te voegen.
Als er alternatieve opdrachtgevers bij het project zijn betrokken, dan kunnen deze in conceptfactuur gebruikt worden.
Nieuwe regels aan het concept toevoegen vanuit de factuuradvieslijst.
Het is ook mogelijk om een 'lege' factuurregel toe te voegen aan een bestaand concept.
Een termijnstaat en/of meerwerkoverzicht bijvoegen aan de factuur.
